Sämtliche Rechnungen oder auch Auftragsbestätigungen werden im PDF-Format angelegt. Sie können das PDF-Layout so anlegen, dass die PDF-Rechnung optisch mit Ihrem physischen Rechnungsbriefpapier übereinstimmt. Alle erstellten Rechnungen werden mit eindeutiger, fortlaufender Rechnungsnummer im Rechnungsarchiv abgelegt. Durch einen Mausklick kann an jeden Rechnungsempfänger (der die Rechnung evtl. verschlampert hat) eine neue Ersatzrechnung zugesendet werden. Falls notwendig, können Lösungen angeboten werden, bei denen die Rechnungen mit einem digitalen Stempel von einer offiziellen Zertifizierungsstelle versehen wird. Um massive Kosten zu sparen, können Rechnungen mit dem SEWOBE|VereinsMANAGER nicht nur per Post, sondern auch im PDF- Format per Email verschickt werden. Die bereits erwähnte persönliche Gestaltung der Rechnung wird gewährleistet, indem ein persönliches Anschreiben der PDF-Rechnung vorgeschaltet wird. Mit Hilfe von „Platzhaltern“ innerhalb der Email wird jedes Mitglied persönlich angesprochen, ohne dass Sie für jedes Mitglied jeweils ein neues Anschreiben verfassen müssen. Sämtliche Rechnungen werden im PDF-Format abgelegt und können jederzeit abgerufen und eventuell sogar auf dem Firmen-Briefpapier ausgedruckt werden. Es besteht die Möglichkeit, Ihren Vereinsbriefbogen im System digital nachzubilden, damit Rechnungen per Email mit Ihrem individuellen Vereinslogo versendet werden können. Die erstellten PDF-Rechnungen können im SEWOBE|VereinsMANAGER mit einer digitalen Signatur versehen werden, damit sämtliche Rechnungen auch steuerrechtlich zur Vorlage beim Finanzamt zugelassen sind. Durch diese Option können Sie fast gänzlich auf den postalischen Versand verzichten. Das Schreiben von Beitragsrechnungen etc. kostet oft viel Zeit, wenn diese Tätigkeit nicht automatisiert ist. Der SEWOBE|VereinsMANAGER hilft, diesen Aufwand zu reduzieren.
Verwendung von Standardpositionen:
Werden regelmäßig identische Positionen verwendet, so können diese mit allen notwendigen Zusatzinformationen global hinterlegt werden.
Bei der Beitragsrechnungserstellung kann mit wenigen Mausklicks auf diese „Textbausteine“ zugegriffen werden und dadurch der komplette Vorgang sehr schnell abgeschlossen werden
Verwaltung von regelmäßig abzurechnenden Projektpositionen
(z.B. monatlicher Beitrag/Jahresbeitrag). Dies bedeutet, dass automatisch gemäß eingegebener Termine, diese Positionen zur Abrechnung vorgeschlagen werden.
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